Koniec papierowych faktur - jak KSeF zmieni rozliczenia i pracę księgowości

W Raciborzu robi się głośno o zmianie, która przestawi sposób wystawiania i przyjmowania faktur. W mniejszych biurach rachunkowych i działach finansowych można już czuć napięcie związane z koniecznością dostosowania systemów. Nowe reguły mają uprościć rozliczenia, ale wymagają przygotowania – od aktualizacji oprogramowania po szkolenia pracowników.

• Co oznacza wdrożenie KSeF dla firm
• Jak przygotować się w Raciborzu - praktyczne kroki dla przedsiębiorców

Co oznacza wdrożenie KSeF dla firm

Wprowadzenie systemu elektronicznego fakturowania - KSeF - ma na stałe zmienić obieg dokumentów sprzedażowych. Obowiązek wystawiania faktur w tym systemie będzie etapowy: od 1 lutego 2026 r. dotyczy przedsiębiorców, u których łączna wartość sprzedaży (z podatkiem) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałe firmy. Przyjmowanie faktur za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. - z wyjątkiem sytuacji wskazanych w przepisach, gdy strony uzgodnią inny sposób przekazania dokumentu.

W praktyce system ma ułatwić księgowanie i archiwizację oraz zmniejszyć liczbę błędów przy wystawianiu dokumentów. Przez pewien czas obowiązywać będą jednak przejściowe ułatwienia: do 31 grudnia 2026 r. nadal będzie możliwe wystawianie faktur poza KSeF (papierowych lub elektronicznych), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.

Organy podatkowe proponują szkolenia organizowane zarówno w urzędach skarbowych, jak i w formie webinarów – to podstawowe źródła informacji o praktycznych aspektach działania systemu.

Jak przygotować się w Raciborzu - praktyczne kroki dla przedsiębiorców

Dla firm z Raciborza i okolic najważniejsze jest sprawdzenie, jakie stanowisko zajmują w harmonogramie obowiązków. Małe i mikro przedsiębiorstwa raczej nie osiągają progu 200 mln zł, ale muszą pamiętać, że przyjmowanie faktur przez KSeF zaczyna obowiązywać wcześniej. Lista działań, które warto wykonać teraz:

• zweryfikować systemy księgowe i programy do fakturowania - czy obsługują integrację z KSeF;
• uzgodnić z biurem rachunkowym lub działem IT plan aktualizacji lub migracji;
• przeszkolić osoby wystawiające i odbierające faktury; skorzystać z webinarów i zajęć w urzędzie skarbowym;
• sprawdzić miesięczne obroty z VAT, by skorzystać z wyjątku do 31 grudnia 2026 r. gdy jest to możliwe;
• zaplanować testowe wysyłki i odbiory e-faktur, by uniknąć przestojów przy wprowadzeniu obowiązku.

Warto też porozmawiać z dostawcami oprogramowania i bankami – niektóre integracje ułatwią automatyczne księgowanie przychodów i rozliczeń VAT.

Mieszkańcy prowadzący działalność gospodarczą powinni zwrócić uwagę na praktyczne konsekwencje: dla lokalnych sklepów czy usługodawców zmiana może oznaczać krótkie koszty wdrożenia, ale też usprawnienie rozliczeń i mniejsze ryzyko pomyłek. Nawet jeżeli firma będzie korzystać z wyjątków do końca 2026 roku, lepiej zacząć przygotowania teraz, by przejście na nowy system nie zaskoczyło przed terminem obowiązkowego przyjmowania e-faktur.

na podstawie: Powiat Raciborski.